Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Rekisterinpitäjä
A-Volley ry

Rekisterin nimi
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista, A-Volley ry:n jäsenrekisteri ja Suomisport-palvelu

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Mia Lumpiola
puh. 0505860639
mia.lumpiola@gmail.com



REKISTERIN KUVAUS

A-VOLLEY RY:N JÄSENREKISTERI

A-Volleyn jäsenrekisteriä varten jäsen ilmoittaa itse tietonsa seuran verkkosivujen lomakkeella, josta ne lähetetään Toijalan Tilitoimistoon. Toijalan Tilitoimisto hoitaa jäsenrekisteriä ja laskuttaa jäsenmaksut seuran antamien ohjeiden mukaan.



SUOMISPORT

Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen urheilu- ja liikuntapalvelu. Suomisport-palvelun kautta rekisteröity voi hankkia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, vakuutuksia ja seurajäsenyyksiä sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin. Henkilö hallinnoi itse omia tietojaan ja rekisterinpitäjä sekä henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle ilmoitettuun käyttötarkoitukseen. 

Suomisport-palveluun voidaan integroida liikuntaan ja urheiluun liittyviä palveluja. Nämä palvelut hyödyntävät Suomisportin henkilötietoja, jos henkilötietojen käsittelyyn on oikeusperusta. Esimerkiksi kilpailulisenssin henkilötietoja hyödynnetään kilpailujärjestelmässä. 


KAIKILTA SUOMISPORTTIIN REKISTERÖITYNEILTÄ HENKILÖILTÄ KERÄTTÄVÄT TIEDOT 

Suomisport-palveluun rekisteröityneiltä käyttäjiltä kerätään aina seuraavat tiedot: kieli, nimi, henkilötunnus, kansalaisuus, Sportti-ID-numero (järjestelmä luo numeron ensimmäisen rekisteröitymisen yhteydessä yhdessä rekisteröityneen Sporttitilin kanssa) puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja maa. Jos rekisteröitynyt henkilö luo alleen huollettavan ja tekee hankintoja huollettavansa puolesta, kerää Suomisport vastaavat tiedot huollettavasta. 

HENKILÖTUNNUKSEN ANTAMISEN PERUSTEET JA HENKILÖTUNNUKSEN KÄYTTÖ

Palveluun rekisteröidytään sähköpostilla tai matkapuhelinnumerolla. Henkilötunnus pyydetään rekisteröitymisen yhteydessä. Henkilötunnuksen avulla palvelu identifioi yksiselitteisesti rekisteröidyt henkilöt ja luo heille henkilökohtaisen sportti-ID-tunnuksen ja Sporttitilin. Identifiointi on rekisteröityjän oma etu, sillä näin palvelu tunnistaa henkilön ja varmistaa, ettei oma henkilöllisyys mene sekaisin toisen rekisteröityjän kanssa. Henkilötunnuksen kerääminen yksiselitteiseen identifiointiin on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista. 

Suomisport-palvelun käsittelijät eivät näe eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy vain rekisteröityjälle itselleen sekä Suomisport-järjestelmän Suomen Olympiakomitean pääkäyttäjälle virheiden korjaamista varten.



HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA KÄYTTÖ

A-VOLLEY KÄYTTÄÄ TIETOJA SEURAAVASTI

A-Volley käyttää kertyneitä tietoja jäsenrekisterin ylläpitämiseksi, jäsenlaskutukseen, lisenssitietojen ylläpitoon, seuran järjestämään toimintaan tai tapahtumiin ilmoittautumiseen ja niihin liittyvien maksujen laskuttamiseen sekä osallistujien ja jäsenien tiedottamiseen. 

A-Volley voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. Lisäksi rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen järjestäjälle.

Jäsenrekisteriin tai Suomisport-palveluun tallennettuja rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan luovuttaa Suomen Lentopalloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavaa rekisteröimistä ja hallinnointia varten ja käsitellä Suomen Lentopalloliiton rekisterissä. Lisätietoa Suomen Lentopalloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä saat liiton verkkosivuilta: https://www.lentopalloliitto.fi/

A-Volley ei luovuta jäsentensä eikä Suomisport-palvelussa seuran toimintaan ilmoittautuneiden yhteystietoja kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan ulkopuolelle.



SUOMISPORT-JÄRJESTELMÄ KÄYTTÄÄ TIETOJA SEURAAVASTI

Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät käyttävät henkilötietoja anonymisoituna tilastotietona. Seurojen jäsentietoa ja liikkumisen tietoa käytetään anonymisoituna raportointitietona viranomais-, tilastointi- ja tutkimus- ja liittojen käyttötarkoituksiin. Pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja virhetilanteiden korjaamista varten. Tietoja kerätään analytiikkatietona Suomisport-verkkopalvelun sekä Suomisport-mobiilin käytöstä. Tietoja käytetään tilastojen laatimiseen sekä palvelujemme kehittämiseen. Suomisport-verkkopalvelussa on tietojen keräämisestä lataamalla selaimeesi seuraavan lisäosan: Google Analytics opt-out add-on. Suomisport-mobiilissa on käytössä Firebase Analytics, josta löydät lisää tietoa Firebase Analytics verkkosivustolta.Suomisport-palvelu käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista. 

TIETOJEN VÄLITTYMINEN 

Asioidessaan Suomisport-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi vakuutusta hankittaessa tai tietojen siirtyessä kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käyttö ei perustu muuhun oikeusperusteeseen, kysytään rekisteröityjältä erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti. 

MARKKINOINTILUPA 

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin. 



SUOMISPORTIN PALVELUNTARJOAJIEN SITOUTTAMINEN TIETOSUOJAAN

Teknisen toimittajan kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8 ) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Palveluntarjoaja täyttää ISO-9001 standardin. Maksupalvelujen tarjoajan kanssa noudatetaan kauppiaan yleisissä sopimusehdoissa kohdassa 10 ”Toiminallisuus ja tietoturva” sekä yleisissä sopimusehdoissa määriteltyjä mahdollisia muita ehtoja tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä.

Suomisport-palvelujen tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät kuten lajiliitot ja seurat, sitoutetaan käyttäjäsitoumuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin. Vakuutusyhtiöt tai muut palveluntarjoajat sitoutetaan sopimuksin Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin. 



HENKILÖTIETOJEN TARKISTAMINEN, MUOKKAAMINEN JA POISTAMINEN 

SUOMISPORT

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Järjestelmän Olympiakomitean pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä. 

Suomisporttiin integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Rekisteröityjän Sporttitilin profiilitiedot jäävät Suomisport-järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen Sporttitilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse käyttää Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: suomisport@olympiakomitea.fi. Viiden vuoden sisällä järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.

A-VOLLEY RY:N JÄSENREKISTERI

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee tehdä tietojen muutos- tai poistopyynnöt seuran verkkosivuilla olevalla lomakkeella.